Чек-лист для найма иностранных сотрудников

Нефтегазовая, строительная и производственная отрасли России испытывают большой спрос на квалифицированных иностранных работников, и многие компании обращаются к иностранным сотрудникам как к одному из основных решений для развития своего бизнеса, учитывая нехватку квалифицированных местных сотрудников для заполнения востребованных технических позиций.

Наем иностранных сотрудников в России связан с большим количеством правил, поэтому работодатели должны тщательно планировать и соблюдать все применимые законы до найма иностранных сотрудников, чтобы избежать любых штрафов, например, штрафов в размере до одного миллиона рублей за допущенные ошибки. Работодатели должны нанимать иностранных сотрудников только после того, как их компания выполнит все требования Министерства внутренних дел и Министерства труда.

DBS Group осуществила 2 500 трудоустройств для компаний по всей России с общим коэффициентом удержания 93% в течение первого года. Мы помогаем работодателям по всей России нанимать легальных сотрудников, оформлять документы на иностранных работников и должным образом интегрировать этих иностранных сотрудников в их бизнес в России уже более 15 лет. Полный процесс найма иностранного работника описан в этом контрольном списке, который разделен на простые разделы, чтобы помочь вашему бизнесу оставаться легальным и избежать дорогостоящих ошибок.

Работодатели, как правило, должны подтвердить, что в соответствии сФедеральным законом № 115-ФЗ Российской Федерации они имеют право нанимать иностранных работников, прежде чем приступать к найму иностранных работников. Подготовка к процессу найма и получение соответствующих документов до начала процесса найма очень важны для того, чтобы избежать отклонения заявок иностранных сотрудников из-за неполного или неточного заполнения документов, что приводит к невозможности найма иностранного сотрудника.

Ваша компания не имеет права нанимать иностранных сотрудников, если она не состоит на учете в Федеральной налоговой службе (это означает, что вы зарегистрированы в местном налоговом органе) ине проверила статус своей компании в Федеральной налоговой службе через Единый государственный реестр юридических лиц. Если ваша компания не платит налоги или имеет какие-либо юридические проблемы, российские власти отклонят вашу заявку на привлечение иностранных сотрудников.

Компании, расположенные в крупных городах, таких как Москва, или в промышленных городах, таких как Новосибирск, подвергаются значительному количеству проверок на предмет соблюдения законодательства о найме иностранных работников из-за большого количества иностранных сотрудников в этих регионах. Это означает, что все документы, подаваемые на получение разрешения на работу для иностранных сотрудников, будут тщательно проверяться, и разрешение на работу будет выдано только тем компаниям, которые, по мнению российского правительства, соответствуют всем применимым федеральным и местным законам.

Чтобы избежать отказа в приеме заявления, мы проводим аудит соответствия требованиям работодателя в качестве первого шага при приеме новых клиентов. Аудит соответствия работодателя требованиям заключается в проверке статуса регистрации клиента в федеральной налоговой службе, проверке налогового статуса клиента и подтверждении того, что клиент имеет все документы, готовые к подаче на получение разрешения на работу от Правительства РФ (это значительно сокращает общее время получения разрешений на работу для иностранных сотрудников).

Компании, нанимающие иностранный персонал, будут ограничены в количестве иностранных работников, которых они могут нанять. Министерство количества устанавливает лимиты (квоты) на каждый календарный год и публикует эту информацию, как правило, в декабре. Чтобы получить право на квоту, работодатели должны подать заявку в свой региональный центр занятости до конца года.

При подаче заявки на иностранных работников работодатель должен будет продемонстрировать должностные обязанности иностранного работника, шкалу оплаты труда и обосновать невозможность найти местного кандидата. Для рабочих мест, требующих определенной квалификации, месячная зарплата обычно составляет не менее 50 000 рублей, в зависимости от региона трудоустройства.

Важно отметить, что некоторые категории иностранных работников будут освобождены от квот. Например, от квоты освобождаются высококвалифицированные специалисты с годовой зарплатой не менее 167 000 рублей. Такое освобождение не только избавляет от процедуры утверждения квоты, но и ускоряет время рассмотрения заявки и представляет собой меньшее количество ограничений.

Используя данные о рынке труда, DBS Group может помочь работодателям в подготовке сильной заявки на квоту. Наш структурированный метод помогает повысить шансы на одобрение квоты и одновременно сократить задержки, связанные с отсутствием или неполным оформлением документов. Если квоты не предоставляются, мы предложим альтернативные механизмы найма, такие как процесс привлечения высококвалифицированных специалистов или найм граждан из стран, не требующих получения рабочей визы.

При найме иностранных сотрудников в Российской Федерации крайне важно иметь надлежащую документацию. Российская Федерация будет рассматривать полные пакеты заявлений, а неполные документы приведут к немедленному отказу.

Работодатели должны выбрать подходящий тип визы в зависимости от типа работы сотрудника и срока его занятости. Стандартные рабочие визы могут использоваться для краткосрочной работы (как правило, максимальный срок действия составляет 90 или 180 дней). Многократные рабочие визы лучше всего подходят для долгосрочных проектов, поскольку при повторном въезде в Россию не требуется оформлять дополнительные документы.

Рабочие визы для высококвалифицированных специалистов выдаются на три года и не требуют одобрения или квоты. Время, необходимое Российской Федерации для оформления визы высококвалифицированного специалиста, обычно меньше, чем для оформления стандартной рабочей визы.

Все работодатели должны оформить официальные приглашения на веб-портале Министерства внутренних дел. Помимо паспортных данных сотрудника, в приглашении необходимо указать описание должности, размер заработной платы и рабочий адрес. После получения действительного приглашения от Министерства внутренних дел иностранный сотрудник подает приглашение вместе с визовым заявлением в ближайшее консульство России в стране проживания.

DBS Group поможет подготовить приглашения в соответствии с требованиями Министерства внутренних дел, а также обеспечит заполнение всех пяти обязательных полей перед подачей в Министерство иностранных дел, что позволит сократить задержки и улучшить процесс одобрения в российском консульстве.

После утверждения квоты работодатель должен подать заявку на получение разрешения на работу через миграционный портал. Необходимые документы включают копии паспортов, фотографии, медицинские справки об отсутствии туберкулеза и ВИЧ, а также официальные результаты медицинского обследования в утвержденных клиниках.

После получения разрешения оригинал документа необходимо предоставить в российское консульство для проставления визового штампа. Высококвалифицированные специалисты проходят упрощенный процесс и получают разрешение быстрее, чем обычные работники. Однако все необходимые медицинские анализы и официальные документы все равно должны быть оформлены надлежащим образом.

DBS Group сотрудничает с сертифицированными медицинскими центрами в нескольких странах, чтобы обеспечить прохождение работниками необходимых тестов до прибытия. Такая подготовка позволяет сократить количество ошибок и избежать осложнений при оформлении разрешения в последнюю минуту.

После прибытия иностранного сотрудника в Россию работодатель должен выполнить несколько важных шагов по регистрации и отчетности. За нарушение сроков могут быть наложены штрафы или проведены проверки.

Работодатели должны зарегистрировать иностранных работников по официальному адресу в течение семи рабочих дней после прибытия. Завершить регистрацию можно через портал Министерства внутренних дел. Необходимые документы включают копии паспортов, миграционных карт и подтверждение проживания.

В течение трех дней после трудоустройства работник должен получить идентификационный номер налогоплательщика. Этот номер позволяет легально выплачивать зарплату и сдавать налоговую отчетность. Работодатели должны предоставлять ежемесячные отчеты с подробным описанием выплат заработной платы и рабочего времени.

Если иностранный сотрудник покидает компанию раньше запланированного срока, работодатель должен уведомить об этом власти в течение трех дней. Медицинское страхование также является обязательным для иностранных работников и должно быть оформлено сразу после прибытия.

DBS Group оказывает работодателям помощь в оформлении документации после прибытия, чтобы избежать ошибок в соблюдении требований. Наша поддержка снижает административный стресс и помогает иностранным работникам легко адаптироваться в первые недели работы.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатели обязаны строго соблюдать законодательство в отношении трудовых договоров с иностранцами. Эти договоры должны быть составлены на русском языке и точно отражать описание работы (должность, оклад), рабочее время, продолжительность испытательного срока и срок трудоустройства.

Стандартная рабочая неделя в России состоит из 40 часов. Испытательный срок не может длиться более 3 месяцев, и работник имеет право на единовременную выплату за всю работу, выполненную в период испытательного срока.

Помимо всего вышеперечисленного, трудовые договоры являются средством обеспечения ясности и взаимопонимания между работодателем и работником. Четкие условия трудового договора помогают защитить права работодателя и работника, а также избежать недопонимания, которое может привести к конфликтам или досрочному увольнению.

DBS Group предлагает помощь в составлении различных трудовых договоров, которые соответствуют российскому законодательству и предусматривают обеспечение безопасности и предоставление жилья, если это применимо. Грамотно составленные трудовые договоры способствуют удержанию сотрудников и обеспечивают большую прозрачность на рабочем месте.

Работодатели могут чувствовать себя подавленными трудностями, связанными с наймом иностранных работников в России, но этот процесс можно упростить и облегчить, проведя небольшую подготовку. Работодатели, которые строго соблюдают законодательные требования, реже сталкиваются с дорогостоящими штрафами и имеют больше возможностей для формирования успешных международных команд.

DBS Group может помочь работодателю на всех этапах процесса найма, включая проверку соответствия требованиям, оформление квоты, получение визы и соблюдение требований после прибытия сотрудника. Применяя структурированный подход к найму иностранных сотрудников, компании могут максимизировать производительность новых сотрудников в кратчайшие сроки и свести к минимуму количество увольнений новых сотрудников вскоре после найма.

Команда DBS Group может оказать вам помощь в процессе найма иностранных сотрудников в России, включая составление контрольных списков и стратегий кадрового планирования. Свяжитесь с нами по адресу clienservices@dbsgroup.ru, и наш сотрудник свяжется с вами в течение 24−48 часов и сообщит о сроках трудоустройства (примерно 4−8 недель).